OPPIMISTEHTÄVÄ 5

RAY: PROJEKTIHALLINNAN OPAS

Motto:

Suunnitelma on projektin selkäranka. Hyvä suunnitelma kattaa koko projektin alusta loppuun

Arvioi opasta oman hankkeesi kannalta. Löytyykö siitä ohjeita, joista on sinulle hyötyä? Soveltuuko opas mielestäsi kulttuurihankkeiden suunnitteluun?

Tavoitteiden konkretisoiminen:

Oma projektini on siirtynyt tänä vuonna esiselvitysvaiheesta suunnitteluvaiheeseen. Jatkoprojektia suunnitellaan. Suunnitteluvaihe on edelleenkin ns. luovaprosessi. Koroisten maatilalle suunnitellaan toimiva LUMO-keskus eli luonnonmateriaaliosaamisen tietotaitokeskus ja materiaalipankki.

Asiakkaiden tarpeet:

LUMO –projekti on toiminut kesästä 2008 Koroisten maatilan päärakennuksessa. Asiakaskohtaamisia on tapahtunut erityisesti viikonloppuisin kahvilatoiminnan kautta.

Viime talvena avautuneiden uusien Aurajoen kevyen liikenteen väylien ansiosta talousrakennusten osalta rappeutuneen Koroisten maatilan uusi käyttö on kiinnostanut niin kuntoilijoita, kuin kaikkia muitakin, etenkin lähiseutujen asukkaita.

Luonnonmateriaaliosaamisessa erityisesti kotimaisuus ja paikalliset mahdollisuudet ovat tiivistetysti asiakkaiden tarpeet. Eri asia onkin sitten pärjääkö kotimainen laatu ulkomaiselle halpatuonnille. Kesänäyttelyssä esillä olleet kotimaiset tuotteet ovat ihastuttaneet, se on ollut myös paikallisen osaamisen tilannekatsausta. Tuontitavaralle pärjääminen vaatii erityisosaamisen jatkokehittelyä ja selkeitä paikallisia vaihtoehtoja tarjolle.

Kehittämistavoitteina on luonnonmateriaaliosaamisen kehittäminen, materiaalipankin perustaminen, näin saadaan paikallista ja vaihtoehtoista tarjontaa. Projektissa on kartoitettu tiettyjä ja määrättyjä puutteita, joita kehitetään.

Turku2011 –hanke hakemuksemme sisälsi useita työpajoja, jotka tukisivat tulevaa ja tarvittavaa jatkokehittelyä, tarvitsemme haastavia mahdollisuuksia, uskottavaa näyttöä.

Väli- ja osatavoitteet:

Yhteistyössä muutaman muun hankkeen kanssa aikataulutimme Turku2011 toimintaamme jaksottaen eri toimintoja limittäin.

Lumo –suunnitteluprojekti on vuoden 2008 loppuun asti, Central Baltic Interreg –hanke tapahtuisi jatkohankkeena, jossa kulttuurivuosi 2011 –hankeidea olisi osana, vuosille 2009-2011. Turku2011 –hankeosuus eteni neuvotteluihin ilman minkäänlaista statusta.

Resurssianalyysi:

Minkälaisia resursseja tarvitaan, että tavoitteeseen päästään. Henkilöresurssien tarve.

Projektipäällikkömme siirtyi osittain muihin tehtäviin. Ylimääräistä palkkarahaa siirrettiin opiskelija-assistentille. Muotoilun, kestävän kehityksen ja viestinnän opiskelija auttaa projektikoordinaattoria esitteiden graafisessa suunnittelussa sekä LUMO -portaalin teossa.

Määrittele työnjako, roolit ja vastuut:

Henkilöiden roolit suhteessa toisiinsa ja projektin osien vastuunjako on tapahtunut kykyjen mukaan. Projektipäällikkö on hoitanut hallinnollisen puolen ja projektikoordinaattori muut tehtävät. Tämä on toisaalta luontevaa, mutta toisaalta hiukan hidastuttava käytäntö. Lopullisen vastuun kantaa pääorganisoijataho.

Suunnittele seuranta ja dokumentointi:

Projektin seuranta kohdistuu projektin toiminnan onnistumiseen, tuloksellisuuteen ja tavoitteiden saavuttamiseen. seuranta muistuttaa riskienhallintaa, riskienhallinnan tehtävänä on etukäteen ennakoida projektin ne kohdat, joissa alkuperäisiin tavoitteisiin ei päästä tai toiminnan laatu ei ole oletettua tasoa.

Tulosten ja tuloksellisuuden seuranta: tapahtuu aina suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.

Toiminnan laatuun on kiinnitettävä huomiota eli toteuttaako toiminta asetettuja tavoitteita, onko toiminta tehokasta suhteessa resurssien käyttöön, toimivatko projektin tukiprosessit (tiedotus, johtaminen, seuranta) ja onko toiminta projektin periaatteiden ja arvojen mukaista.

Suunnitteluvaiheen dokumentit luovat pohjan koko projektin toteutukselle.

Kyllä, koko projekti edustaa kestävää kehitystä. Kritiikkiä voi esittää esim siitä, miksi koordinaattori ajaa sadepäivinä autolla töihin? Johtuuko se kannettavasta tietokoneesta vai laiskuudesta..

2. Miten hankkeessa otetaan huomioon ekologia?

Kaikella mahdollisella tavalla. Viimeksi suunnittelimme lämpökäsitellyn puun ekologisen jalanjäljen mittaamista.

3. Huomioitko luonnonmukaisuuden?

LUMO eli luonnonmateriaaliosaaminen on projekti, ja luonnonmateriaalikeskus on perusteilla. Luonnonmukaisuus on päätyöllistäjä.

4. Millaisia luonnonarvoja hankkeesi vaalii?

Hmm. Tällä hetkellä priorisoin luonnon ja ympäristön kuuntelemisen. On ymmärrettävä luontoa, sekä ihmisen luontoa että luonnon.

5.Millaisia ympäristöarvoja hankkeesi vaalii?

Permakulttuurin periaatteet, paikallisuus, lähiosaaminen, kotimaisuus, kierrätys..

6. Onko hankkeesi ekotehokas?

Sana tehokas viittaa tehoyhteiskuntaan. Hankkeeni on ekologisia arvoja noudattava ja toteuttava. Se on esimerkki. Tuotantomme on ympäristöä säästävää. Ei käytetä myrkyllisiä materiaaleja. Kierrätettävyys maksimoidaan. Palvelun osuuteen panostetaan

7. Millainen ilmastoteko hankkeesi on?

Suosimme marginaalisia ja pehmeitä arvoja, Koroisiin on lyhyt matka pyörällä tai kävelemällä, toivomme että asiakkaamme eivät käyttäisi autoa tullessaan Koroisiin. Hanke on ilmastoteko.

8. Millä tavoin hanke edistää kestävän kehityksen eri aspekteja?

Kaikilla mahdollisilla. Se on kulutuskritiikkiä, esine ja materiaalivalintojen lähiluonnonmateriaali-vaihtoehdot esillä, luonnon ympäristön arvostamista ja eettisiä arvoja vaalivaa toimintaa.

9. Pienentääkö hankkeesi ekologista velkaa?

Kyllä, e. kotimaisuusasteen nostaminen ja lähituotanto.

Hyvinvointia kulttuurista

Etelä-Pohjanmaan liiton maakunnallinen Hyvinvointia kulttuurista –kehittämishankeen

referaatti.

Etelä-Pohjanmaan liiton kaksivuotinen hanke, jonka tavoitteena oli kehittää hyvinvoinnin edistämiseksi uusia innovaatioita, saada tuotteistamisen ja markkinoinnin avulla edistävät kulttuuripalvelut tehokkaaseen käyttöön sekä parantaa taiteilijoiden ja muiden kulttuuritoimijoiden työmahdollisuuksia.

Hankkeen kohderyhmänä olivat yritykset ja niiden henkilöstö, (ns.kulttuurityky), nuoriso sekä ikäihmiset. Tavoitteena oli hankkeen aikana saattaa alkuun osallistujien ja kohderyhmien välillä pitkäkestoinen yhteistyö, joka jatkuisi hankkeen luomien verkostojen avulla hankkeen päätyttyäkin.

Mukana on ollut asiantuntijoita, joilla on tietämystä hyvinvoinnin ja kulttuurin välisestä yhteydestä.

SISÄLTÖ:

Toimintamuotoja:

1. Kulttuuripaketit
2. Kulttuurikylä pilottikohteisiin
3. Kyselyn tuloksia

Tutkimustietoa:

1. Kulttuuri vaikuttaa terveydentilaan
2. Terveyttä ja pitkää ikää kulttuurista
3. Uutta virtaa työyhteisöön kulttuuritykystä

Kulttuuristen hyvinvointipalvelujen tuotteistaminen:

1. Kilpailutilanne
2. Haasteita
3. Tuotteistaminen
4. Markkinointi

Ajatuksia ryhmädynamiikasta:

1. Taide lähteenä
2. Toisten kanssa oleminen
3. Luottamus tulevaan

Kehittämisyhteistyön jatkuminen on Etelä-Pohjanmaan liiton vakava tarkoitus, liiton roolina tulee olemaan keskustelun ylläpitäminen, kentän ja tilanteen seuraaminen sekä kulttuuritarjottimen ylläpito ja päivittäminen. Mahdollisessa jatkohankkeessa tulee lisätä kuntien kulttuuritoimen roolia. Tämä siitäkin syystä, että kulttuuritointen piirissä ei ole vielä oivallettu kaikkia kulttuurin ja hyvinvoinnin yhteyksiä ja mahdollisuuksia tulevaisuutta ajatellen.

KULTTUURIPAKETIT

Oman työni kannalta kannustavia olvat projektin esimerkilliset kulttuuripaketit: www.etelapohjanmaa.fi/kulttuuri

Taiteen käyttö hyvinvoinnin edistämisessä on merkityksellistä. Rentous, luovuus ja rohkeus toimivat ja auttavat jaksamaan kaikessa työelämässä. Systemaattinen ja määrätietoinen työ kulttuuritykyn puolesta nostatti mieleeni ajatuksen ”nytkö vasta”. Eikö todellakaan aikaisemmin ole asiaan enempää panostettu. Kulttuurityöläisen näkökulmasta tämä tuntuu itsestään selvältä. Kuitenkin peruskenttä ja kritiikki saattaa olla tavallisempaa julmempaa, vielä viime keväänä eräs ammattikorkeakoulun opettaja totesi Turku2011 –kulttuurivuoden hakemusprosessissa, että pelkkä sana ”kulttuuri” nostattaa karvat pystyyn. Onko liikuntatyky tiensä niin hyvin raivannut, että se tukkii muiden vaihtoehtojen esiinmarssin? Omassa työssäni olen ehdottanut kulttuuritykyn järjestämistä esim. opiskelijoiden harjoittelutyönä.

Kulttuuri ja hyvinvointi ovat kuin kaksi marjaa. Nykyihmiselle kulttuuritapahtumiin osallistuminen ajatellaan kuin ennaltaehkäisynä jollekin ei-toivotulle tilalle, eli syrjäytymiselle tai työ-pahoinvoinnille.

Lainaus Tarja Filatovilta: ”Kulttuuri tuo mielihyvää ja lisää hyvinvointiamme. Liian usein hyvinvointi ajatellaan ainoastaan fyysiseksi hyvinvoinniksi. Mielen hyvinvointi on välttämätön osa hyvää elämää. Mielenterveyden järkkyminen on aikamme vakavimpia sairauksia ja suurimpia työkyvyttömyyseläkkeelle jäämisen syitä. Kulttuurin käyttäminen hyvinvoinnin rakentamisessa on vielä uusi ja vähän käytetty asia. Se tulisi yhä aktiivisemmin tuoda osaksi ihmisen arkea. Niissä hoitolaitoksissa, joissa kulttuuria, vaikkapa taideterapiaa, on käytetty hoitotyössä ja kuntoutuksessa, on saatu hyviä tuloksia… Kulttuurin harrastaminen kehittää luovuutta, kasvattaa itsetuntoa, ehkäisee syrjäytymistä ja kannustaa aktiiviseen kansalaisuuteen. Kulttuuri on tärkeä osa ihmisen henkiselle kasvulle.”

Onko hankkeesi ympäristöystävällinen?
Miten hankkeessasi otetaan huomioon ekologia?
Huomioitko luonnonmukaisuuden?
Millaisia luonnonarvoja hankkeesi vaalii?
Millaisia ympäristöarvoja hankkeesi vaalii?
Onko hankkeesi ekotehokas?
Millainen ilmastoteko hankkeesi on?
Millä tavoin hanke edistää kestävän kehityksen eri aspekteja?
Pienentääkö hankkeesi ekologista velkaa?

HOPS 9.3.08

Outi Tuomela

1. Hakeuduin tähän koulutukseen, koska olin puurtanut LUMO -projektia lähes yksin n. vuoden verran.

Tilanne työpaikallani muuttui helmikuun alussa, jolloin sain projektille apuvoimaa työpaikallani, eli kaikkea nyt ei ihan yksin enää tarvitse tehdä tai ajatella.

1. Projektityön byrokraattisuus edelleenkin kauhistuttaa. Uskon kumminkin siihen, että tasapainoa löytyy kokemuksen myötä. Ehkä jatkuva paperien vääntäminen helpottuu… sitten kun osaa asioitansa paremmin? Oma luonnollinen tapani työskennellä on intuitiivinen, kaiken tekemisen etukäteen suunnittelu ei siis ole luonnollista perusvoimaani tai kykyäni. Asioiden yhdessä pohtiminen on mielestäni järkevää.
2. Kollektiivinen oppiminen auttaa jaksamaan ja kehittää.
3. Tavoitteeni on saada Turku2011 –hakemus läpi. Luulen, että minulla on paljon ideoita, ehkä liikaakin, joten kaaoksen hallintaa ensisijaisesti. Kaikenlainen projektityön oppiminen ja hallinta on oppimistavoitteeni. Esim. kansainvälisen työpajan budjetin laatiminen, mitä kuluja on otettava huomioon.
4. Oheisena KORUSA suunnitelma, jota työstän eteenpäin. Tässä vaiheessa keskityn yhteistyökumppaneideni kanssa mm. työpajojen suunnitteluun.

KORUSA2011

– ELÄMÄÄ JA TAPAHTUMIA AURAJOELLA JA KOROISISSA

Turun ammattikorkeakoulun kestävän kehityksen LUMO-projektin Turku2011 kulttuuripääkaupunkihanke Aurajoelle ja Koroisten alueelle vuosina 2008-2011 ja siitä eteenpäin…

LUMO eli luonnonmateriaaliosaaminen

Projektin tavoitteena on kehittää luonnonmateriaaliosaamista ja luonnonmateriaalien parissa työskentelevien yhteistyömahdollisuuksia sekä koota ja jakaa tietoa luonnonmateriaaleista ja niihin liittyvistä seikoista.

Luonnonmateriaaleilla tarkoitetaan raaka-aineita, joita voidaan kerätä luonnosta (esim. kasvit ja niiden osat, maaperäainekset) tai viljellä (esim. pellava, viljat). Myös eläinperäiset materiaalit, kuten villa ja nahka, ovat luonnonmateriaaleja. Luonnonmateriaaliosaamisella tarkoitetaan materiaalien keräämiseen, viljelyyn, käsittelyyn, jalostukseen, muokkaukseen ja säilyttämiseen liittyviä toimia.

Luonnonmateriaaleihin ja niihin liittyvän osaamisen markkinointiin ja tiedottamisen parantamista varten perusteilla on luonnonmateriaali-tietopankki, joka toimii sekä virtuaalisesti internetissä että fyysisesti näyttely-, koulutus- ja varastointitilana.

www.lum-os.fi

KORUSA-filosofia:

Kestävän kehityksen periaatteet:

- pyritään toimimaan ekologisesti, taloudellisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestävällä tavalla

Permakulttuurin periaatteet:

- tehdään yhteistyötä luonnonvoimien kanssa eikä kamppailla niitä vastaan

- luonnon, rakennetun ympäristön ja yhteiskunnan rakenteiden huolellinen tarkkailu

- suurin mahd muutos saavutetaan mahd pienellä muutoksella

Green Art:

- ekologiset pohdiskelut yhdistyvät esteettisyyteen, eettisyyteen ja luovaan energiaan

KORUSA-tila:

Aurajoki ja Koroisten vanha maatila ympäristöineen

KORUSA-aikamatka:

Muinaisuus (piispan linnan rauniot + muinaismuistoalue)

Lähihistoria ja nykyarki (maatila-alue: päärakennus, päärakennuksen pihapiiri ja navetta-alue)

Tulevaisuus… (vanha kasvihuonealue, joitakin peltoja ja jokiranta, joki…)

KORUSA2011 on crossover-yhteistyötä

-Amk:n koulutusohjelmat: keke, muotoilu, rakennustekniikka ja –restaurointi, taideakatemiasta kuvataide, valokuvaus?..

-muut Turku2011-hankkeet: Fluxations, Tulevaisuuden puutarhat, Kulttuuri-kuntoilukeskus, Jatulintarhat?

- Tallinna 2011

TOIMINTASUUNNITELMIA:

1. KOROISTEN ARVOITUS JA MAHDOLLISUUS?

- poikkitieteellinen seminaari 2009 aikana

- suomalaisen kaupunkikulttuurin kehto on yhteinen perintömme

- arkeologien, historioitsijoiden, ympäristösuunnittelijoiden ja -taiteilijoiden Koroinen

- mikä alueella mahdollista ja mahdotonta, silleen jättäminen?

1. AURAJOKI ENNEN JA NYT

- lähihistoriaa valokuvin, herkästi muuttuva maisema (rajatulta alueelta?)

- vanhat valokuvat (Aurajokisäätiö, maakuntamuseo, yksityiset arkistot, Flux Aura 1996 jne)

- nykyajan dokumentointia, uudet valokuvat

- näyttely Koroisten päärakennukseen 2010-2011

1. TYÖNÄYTÖKSET, TYÖPAJAT JA MUU OPISKELU

a) yhteiset avoimet opinnot (työväenopisto, LUMO-projekti), esim. lyhtypaja

b) amk:n oma opetus, työnäytökset ym. joista opintopisteitä

Luonnonmateriaaliosaaminen. Ekologisten palveluiden ja tuotteiden kehittäminen

c) kansainväliset workshopit: ruoko, savi, kasvitaide, puistopuu, puutarha jne.

- savipaja saksalaisten ym. kanssa

- kasvitaide (taimekunsti, babyart Viro..)

- ruokoelementit, ruokomaanparannusaineena (amk rakennustekniikka, keke ym)

- ekologinen viherrakentaminen, puutarhaelementit

- puistopuu työpaja (celtnet.org)

1. ERILAISET MUUT YMPÄISTÖHANKKEET

- Flux Aura, Fluxatios

- lyhtyjoki

- tulevaisuuden puutarhat

- kulttuuri-kuntoilunkeskuspuisto?

- jatulintarhat?

-Tallinn2011?

]]> http://oanne.wordpress.com/2008/09/15/oppimistehtava-2hops/feed/ 0 oanne http://oanne.wordpress.com/2008/05/13/oppimistehtava-7/ http://oanne.wordpress.com/2008/05/13/oppimistehtava-7/#comments Tue, 13 May 2008 13:40:52 +0000 oanne http://oanne.wordpress.com/?p=5 ]]> Oppimistehtävä 7

Outi Tuomela

Alussa edessäni oli neljä projektiopasta, melko erilaisia, joista valitsin Silferbergin tähän tehtävään, koska katsoin, että se suoranaisesti kosketti omia kehittämishankkeitani.

Kai Ruuskan ”Pidä projekti hallinnassa” teoksen Lopuksi -kappaleen viimeiset lauseet vahvistavat hyvin omaa asennettani projektityöhön: ” Ripaus luovaa hulluutta ja positiivista energiaa yhdistettynä vuorovaikutteiseen työskentelytapaan ja avoimeen viestintään antavat projektitoiminnalle sen lisäarvon, jota tarvitaan, kun tehdään jotain sellaista, mitä ei vielä ole. Kysymys on projektitoiminnan luonteen ymmärtämisestä”.

Referaatti

IDEASTA PROJEKTIKSI – PROJEKTIN VETÄJÄN KÄSIKIRJA

 Paul Silfverbergin teos on projektitoiminnan käsikirja yrityksille, tutkimus- ja oppilaitoksille, järjestöille sekä valtion ja kuntien organisaatioille, jotka toteuttavat tai rahoittavat erilaisia projekteja. Käsikirja perustuu kansainvälisiin projektitoiminnan hyviin käytäntöihin ja se tarjoaa selkeät mallit projektin suunnitteluun, johtamiseen ja arviointiin. Kirja on räätälöity erityisesti kehittämishankkeiden maailmaan, mutta se soveltuu hyvin myös muuntyyppisten projektien kuten tutkimushankkeiden, produktioiden, kehittämisluonteisten investointien sekä organisaatioiden kehittämisprosessien työkaluksi. Käsikirja on myös hyvä projektikoulutuksen perusoppikirja.

 Johdannossa Silfverberg toteaa projektien epäonnistumisen syyksi puutteellisen suunnittelun, eikä riskejä ole tavallisemmin otettu huomioon, sekä esim. esiselvitystyö on laiminlyöty

Onnistuneiden hankkeiden takaa löytyy perusteellinen pohjatyö!

Positiivista kaikessa on se, että hanketta ei kuitenkaan tarvitse toteuttaa jäykästi suunnitelman mukaisesti, vaan hankkeesta tulisi luoda oppiva prosessi, ja siihen sovellettava projektisykliin perustuvaa toimintamallia.

Suunnittelijoille ja projektien vetäjille tämä käsikirja tarjoaa kokonaisvaltaisen työkalupaketin.

Oppaassa esiteltävä suunnittelumetodin peruslähtökohtana ovat tarvelähtöisyys, tavoitteellisuus ja osallistuvien suunnittelu- ja päätöksentekomenetelmien käyttö.

PROJEKTI KEHITTÄMISEN VÄLINEENÄ

1.    Investointihankkeet

2.    Kehittämishankkeet

3.    Tutkimushankkeet

4.    Selvityshankkeet

5.    Produktiohankkeet

Projektikäsitteen ongelmat, perusvaatimukset projektisuunnitelmalle:

- selkeät ja realistiset tavoitteet

- tavoitteiden saavuttaminen pitää olla mahdollista aikataulun puitteissa

- pitkäkestoinen hanke on syytä vaiheistaa useaan, e. 1-4 vuotta kestävään

- selkeä ja toimiva johtamismalli ja organisaatio

- panokset, voimavarat ja resurssit määriteltävä selkeästi

 Hyvässä hankesuunnitelmassa kaikki projektin perustekijät ovat järkevässä suhteessa toisiinsa

PROJEKTISYKLI – PROJEKTISTA OPPIVA PROSESSI

Projektista on luotava oppiva prosessi; suunnitelmia on muutettava, jos toteutuksen aikana huomataan, että alkuperäinen suunnitelma ei johdakaan projektin tavoitteiden toteutumiseen.

Toimintamallin perusajatuksia:

1.a. esisuunnittelu (identifiointi- eli rajausvaihe)

   b. projektisuunnitelma (hankeasiakirjan laadinta)

   c. toteutuksen aikainen työsuunnittelu (suunnitelmat tarkentuvat hankkeen edetessä)

2. hankkeen oman seurannan ja mahdollisen ulkopuolisen arvioinnin (väliarviointi, evaluointi) tulokset syötetään työsuunnitteluun

SUUNNITTELUN VAIHEET, Silfverbergin esittämä malli:

1.    suunnitteluryhmän perustaminen

2.    alustavat taustaselvitykset

3.    hankkeen perusrajauksen määrittely

4.    lisäselvitykset ja suunnitelman luonnostelu

5.    suunnitelman toteutettavuuden arviointi

6.    suunnitelman viimeistely

7.    rahoituskäsittely

8.    hankkeen käynnistäminen

Hankkeen valmistelu on hyvä aloittaa jo kuukausia ennen rahoitushakemuksen jättämistä ja/tai sopimusten allekirjoittamista.

Osallistuvassa suunnittelussa kannattaa suunnitteluun vetää mukaan kaikki tärkeimmät sidosryhmät.

Jos hankesuunnittelu edellyttää hyvin perusteellista pohjatyötä, voi suunnitteluvaiheen joskus hankkeistaa ja hakea sille rahoitusta.

SUUNNITTELUMENETELMÄT

1.    todelliset tarpeet

2.    suunnitteluprosessi

3.    alustava rajaus ja tulevaisuuden visiointi

4.    tarveanalyysi

5.    hankkeen vaiheistaminen

HANKESUUNNITELMAN RAKENNE JA SISÄLTÖ

Rakenne:

1.    miksi projekti toteutetaan, mihin sillä pyritään, mitä sillä tavoitellaan

2.    mitä projektissa pitäisi saada aikaiseksi

3.    miten projektia toteutetaan (toteutusmalli)

Laaja hanke on hyvä jakaa osaprojekteihin (komponentteihin).

Hyvässä suunnitelmassa eri osiot ja määrittelytasot ovat keskenään tasapainossa: voimavarat riittävät suunniteltuihin toimenpiteisiin, toimenpiteillä saadaan aikaiseksi hyvälaatuiset tuotokset ja tuotokset voivat johtaa tavoitteiden seurantaan.

Pitkäaikainen hanke kannattaa yleensä jakaa useampaan toteutusvaiheeseen Tällöin ensimmäistä vaihetta kuvaavassa projektisuunnitelmassa määritellään toisaalta karkealla tasolla hankkeen pitkän aikavälin kehitystavoitteet ja niiden saavuttamista mittaavat kehitysmittarit, toisaalta taas tarkasti ko. vaiheen välittömät tavoitteet ja niille tulosmittarit.   Projektisuunnitelman laatiminen aloitetaan määrittämällä suunnitteluanalyysien pohjalta projektin tavoitteet ja niiden seurantamittarit. Laaja hanke on yleensä syytä jakaa osaprojekteihin, jotka kukin pitävät sisällään selkeän toiminnallisen kokonaisuuden. Laajassa hankkeessa jako osaprojekteihin kannattaa tehdä projektin toteutuksessa käytettävän linjaorganisaation mukaisesti, jolloin kustakin osaprojektista vastaa oma toteutustiiminsä. Välittömät tavoitteet kannattaa aina määritellä osaprojekteittain.   Projektin tärkeimmät tuotokset pitäisi aina määritellä tavoitteiden pohjalta. Jos on vaarana, että tuotosten laatu voidaan tulkita monella, toistensa kanssa ristiriitaisella tavalla, voidaan ne lisäksi määritellä laadullisesti.   Toteutusmalli, työsuunnitelma ja toteutusorganisaatio määritellään puolestaan tavoitteiden ja tuotosten perusteella. Panokset määritellään lopuksi sen mukaan, mitä toimenpiteitä ja minkälaisia konkreettisia tuotoksia projektilla pyritään aikaansaamaan. Panosten pohjalta lasketaan lopulta budjetti.   Projektin riskianalyysi on pitkälti sen tarkastelua, miten hyvin suunnitelman eri tasot liittyvät toisiinsa; riittävätkö resurssit suunniteltuihin toimenpiteisiin, saadaanko toimenpiteillä aikaiseksi hyvälaatuiset tuotokset ja riittävätkö tuotokset tavoitteiden saavuttamiseen?

Sisältö:

1. Yhteenveto tiivis yhteenveto projektin tarpeesta, tavoitteista ja toteutusmallista 2. Hankkeen tausta ja tarve  tausta- ja lähtökohtatilanteen kuvaus, kehitystarpeiden kuvaus  hankkeen liittyminen rahoitusohjelman tavoitteisiin ja laajempiin alueellisiin tai toimialakohtaisiin kehitysohjelmiin 3. Kohderyhmät ja hyödynsaajat: hankkeen varsinaiset kohderyhmät, hankkeen muut hyödynsaajat 4. Tavoitteet ja mittarit (tavoitteiden seuranta)  hankkeen kehitystavoitteet (pitkän ajan tavoitteet) ja kehitysmittarit ja/tai tavoitteiden seurantamenettely hankkeen välittömät tavoitteet (lyhyen ajan tavoitteet) ja tulosmittarit; laajassa hankkeessa osaprojekteittain 5. Tuotokset (avaintulokset, tulokset) tärkeimmät konkreettiset tuotokset, jotka hankkeella pyritään saamaan aikaan  tuotosten laadulliset ja määrälliset määrittelyt 6. Projektin toteutusmalli kuvaus siitä, miten hanke toteutetaan ja hankkeen toteutuksen kannalta tärkeät toimintatavat 7. Työsuunnitelma  tärkeimmät toimenpiteet, karkea aikataulutettu työsuunnitelma 8. Panokset (resurssit) henkilötyö, materiaalit, laitteet, matkat jne. 9. Kustannusarvio panosten pohjalta laskettu kustannusarvio 10. Riskit ja oletukset  analyysi projektin riskeistä sekä yhteenveto niistä ulkoisista oletuksista, joihin projekti perustuu 11. Organisaatio ja johtaminen  kuvaus projektin organisaatio- ja johtamismallista; johto/ohjausryhmä ja projektiorganisaatio, yhteistyökumppanit ja heidän roolinsa 12. Raportointi ja seuranta  projektin raportointijärjestelmä ja –aikataulu,projektin arviointimenettely ja –aikataulu (evaluointi) Liitteet  yhteenveto projektin suunnitteluanalyyseistä avainhenkilöiden toimenkuvaukset lista aiemmista raporteista, mahdolliset karttaliitteet, taulukot, yms.  

PROJEKTIJOHTAMISEN MENETTELYTAPOJA JA TYÖKALUJA

 Projekti on oppiva prosessi. Käytännön tasolla oppivan prosessin periaatteita pitäisi noudattaa kaikessa hankkeeseen liittyvässä suunnittelussa, päätöksenteossa, toteutuksessa sekä hankkeen seurannassa.

  Projektilla pitää olla selkeä organisaatio, jossa eri osapuolten roolit ja vastuut on selkeästi määritelty. Yleensä projektiorganisaatio koostuu ohjaus/johtoryhmästä, varsinaisesta projektiorganisaatiosta sekä yhteistyökumppaneista.   Projektille perustetaan yleensä hankkeen tärkeimmistä rahoittaja- ja sidosryhmistä koostuva ohjausryhmä (ryhmää kutsutaan usein myös johtoryhmäksi). Ohjausryhmän tehtävänä on valvoa hankkeen edistymistä, arvioida hankkeen tuloksia, hoitaa koordinaatiota ja tiedonkulkua tärkeimpien sidosryhmien ja projektin välillä sekä ulos projektista että sidosryhmiltä projektille. Projektilla pitää olla aina selkeä vetäjä.   Varsinkin laaja projekti kannattaa organisoida linjaorganisaatioksi, jossa erilaiset projektitiimit vastaavat selkeästi rajatuista osaprojekteista tai muulla tavalla rajatuista kokonaisuuksista. Tällöin on selkeästi määriteltävä eri toimijatasojen roolit, valtuudet ja vastuut: mitkä päätökset voidaan tehdä osaprojektitiimeissä, mikä edellyttää projektin vetäjän hyväksyntää, mitkä päätökset on alistettava ohjaus/johtoryhmälle?   Projektien johtaminen edellyttää säännöllisiä ja – käsiteltävistä asioista riippuen – eritasoisia kokouksia. Varsinkin laaja projekti kannattaa organisoida linjaorganisaatioksi, jossa erilaiset projektitiimit vastaavat selkeästi rajatuista osaprojekteista tai muulla tavalla rajatuista kokonaisuuksista. Tällöin on selkeästi määriteltävä eri toimijatasojen roolit, valtuudet ja vastuut: mitkä päätökset voidaan tehdä osaprojektitiimeissä, mikä edellyttää projektin vetäjän hyväksyntää, mitkä päätökset on alistettava ohjaus/johtoryhmälle?   Raportointi on monisuuntaista. Rahoittajan lisäksi tietoa voivat tarvita projektihenkilöstö, yhteistyökumppanit, hyödynsaajat ja kohderyhmät, alueen väestö jne. Kullakin näistä ryhmistä on omat tiedontarpeensa. Myös soveltuva kieli, keinot tai tiedonjakelukanavat vaihtelevat riippuen siitä, kenelle ja mitä tietoa projektista halutaan välittää. Joskus raportoinnin ja tiedonvälityksen tarkoituksena on laajempi päätöksenteon valmistelu, joskus yhteistyötahojen sitouttaminen, joskus taas tiedonvälitys tietystä hankkeeseen liittyvästä yksityiskohdasta. Jollekin ryhmälle ja asialle soveltuu kuivan raportin laadinta, toisessa tapauksessa taas tarvitaan aktiivista vuorovaikutustilannetta.   Koska tiedontarpeet ja soveltuvat menettelytavat vaihtelevat kohderyhmän ja asian mukaan, kannattaa projektin alussa laatia selkeä raportointi- ja tiedotussuunnitelma. Suunnitelmassa määritellään tärkeimmät tahot, joille tietoa halutaan välittää, tiedotettavat asiat, menettelytavat, aikataulu sekä vastuuhenkilöt.    

RAHOITUKSEN HANKKIMINEN  

Esim. kehittämishankkeen rahoitusperiaatteet, kaksi perustoimintamallia: - rahoitusesityksen perusteella myönnettävä rahoitus - tarjouskilpailun kautta toteutettavat hankkeet   Rahoitusesityksen valmisteluprosessin työvaiheet: Esisuunnittelu Projektin suunnittelu Rahoitusesityksen laadinta Seuranta (päätöksenteko, palaute)   Rahoitusesityksen arviointi: mitä, kelle, miksi, miten?  

EVALUOINTI  

Ulkoinen arviointi eli evaluointi - väliarviointi - loppuarviointi - jälkiarviointi Jotta hankkeessa kannattaa teettää ulkoinen arviointi on projektin kesto oltava pitkä  

KANSAINVÄLISEN HANKETOIMINNAN ERITYISPIIRTEITÄ  

Erilaiset toimintakulttuurit Sopimukset Kassavirran hallinta Paikallisolosuhteiden hallinta    

MITÄ TÄSTÄ MINULLE JÄÄ

”Ideasta projektiin” käsikirjan liiteosio on laaja ja perusteellinen.

A –liite sisältää laajan luettelon projektitoiminnan käsikirjoista ja rahoittajatahojen Internet –osoitteita.,  B –liite suunnitelmamatriisin, C-liite projektinhallintakansion, D-liite rahoitusselvityksen rakenteen, E –liite hankkeen perusraportit ja F –liite käsitteet ja termit.

Liiteosio on tarpeellinen ja toivottavasti osaan tulevaisuudessa hyödyntää sitä. Käsitteet ja termit olivat yllätyksekseni vaikeampia kuin ennalta ymmärsin, ehkä niiden varsinaista sisältöä en ollut aikaisemmin ajatellutkaan?

Kaikki projektit, joissa olen ollut mukana tavalla tai toisella, ovat olleet vahvoja oppimisprosesseja, eli valoa tunnelin päässä. Ideasta projektiin on hyvä ja selvä malli, jota voin monessa eri tilanteessa hyödyntää.

Projektityöläisenä olen myöhäissyntyinen ja useasti hyvinkin kriittinen tähän enemmän ja paljon merko- & tradenomien maailmaan. Yllätyksekseni monet byrokraatit ovat olleet kritiikkini kanssa yhtä mieltä siitä, että vaikka minulle tarjotaan projektien jännittävä ja epävarma maailma työllistymismahdollisuudeksi, niin todellista sisältöä ei helpolla pääse tekemään, koska raporttien ja kaikenlaisen ns. näkymättömän työn merkitys työssä/ajankäytössä on järkyttävän suuri.

Lopuksi runoilen tuntemuksiani tänään 13. päivänä seuraavasti:

luovan hulluuden ja

hullun todellisuuden

sekamelskeessä

epävarmuus ja

elämä yhtä jännityskertomusta

Tuottajan näkökulmasta tehty  tutkimus Ismo Alangon ja Stefan Lindforsin poikkitaiteellisesta spektaakkelista Helsingin kulttuurivuoden 2000 tapahtumana.

Moisio ja Holma kertovat näkemyksenä siitä mitä tapahtui pitkässä ja ongelmallisessa tuotantoprojektissa, jossa tuottajan roolia ja tuottajaa ympäröivää verkostoa myös  tutkitaan. Erityisenä kiinnostuksen kohteena ovat ongelmat, joita kulttuuritapahtumatuotannon liiketoiminta-alalla tässä esimerkissä esiintyy. Tutkimusotteeksi mainitaan ymmärtävä kvalitatiivinen. Tottajan rooli rakentuu tässäkin vahvasti hänen persoonansa mukaiseksi. Labra todetaan haastavakai ja vaikeksia projektiksi, jossa kaksi Suomessa hyvin tunnettua taiteilijaa tekevät yhteistyötä.

Projektin suunnitteluvaihessa ratsatetaan hyvällä idealla, mutta jo alkumetreillä törmätään rahoitusvaikeuksiin, sitten luodaan uusi budjetti, eikä tämäkään helpota tilannetta. Taiteentekeminen ja raha päätyvät törmäyskurssiin, jossa ei  etsitä suurta taloudellista tulosta. Raha ja sen puute on kuitenkin jatkuvasti läsnä, korkealaatuiseen esitykseen pyritään, ja se saavutetaan.

Case Labrassa tuottajan työ mainitaan “sadomasokistiseksi ja mystiseksi ihmissuhdehommaksi”. Moisio ja Holma esittelevät hyvän tuottajan ominaisuudet ja keskeiset kompetenssit. Papukaijamerkki siitä! Muuten tutkimus olikin melko synkkää vuodatusta siitä, miksi kaikki on niin vaikeata ja toisinkin olisi voinut tehdä, vaikka kukaan ei koskaan epäilisikään kenenkään ammattitaitoa, stressin sietokykyä, rohkeutta, aikataulujen hallintaa ym. fraaseja, joilla onnistumista tästä näkökulmasta mitataan. Persoonat ovat persoonia ja projektit aina taatusti erilaisia, siinä juuri niiden mielekkyys. Kulttuuriteollisuus ruokkii ja tuottaa henkistä pääomaa, jota ei aina edes sovi laittaa pelkän rahan raameihin, siinä sen mystisyys, ellei kuitenkin totuus, joka on suloista, mustavalkoista ymmärrystä.

Synkkänä esimerkkinä Case Labra ja byrokratian mahtava voima jätti jälkeensä viestin, jossa kaikki on kuitenkin mahdollista toisinkin, vai onko.

Ylistys Aurajoelle: kelpo kulttuuria jo kauan mutta saisit vähän sinistyä välillä..Kaupunki herää iloon joka aamu.. Marginaaliväestö, vanhukset, lapset, ongelmanuoretkin tiedostavat, että jotain tapahtuu..Spontaanisuudesta syntyy undergroundia tai mitä tahansa uutta kulttuuria, ennalta voi suunnitella vain vähän.. Tärkeintä saada asia tärkeäksi, eli TURKU2011 on kokemus, jonka pitäisi jäädä elämään…

1. Aurajokialue eläväksi (samoin lähisaaret ja lähiöt..) spontaania toimintaa, yllätyksiä: runoutta, musiikkia, taidetta..

2. kaupunkiluonnon ja -ympäristön parantaminen, historiallinen ja moderni puutarhataide esiin, kannanotot puhtaammalle ympäristölle, ympäristöteolille

 3. ympäristötaidetapahtumat Green Art -hengessä, poikkitaiteellisesti ja -tieteellisesti topteutettuina

4. Koroisten alueen arvoitus ja mahdollisuus, jokirannan pengertämistä ym.. alueen elävöittäminen etc

5. Ekologiset vaihtoehdot kuluttamiseen, LUMO -keskus avautuu, uusia tuotteita opiskelijatyönä (amk muotoilu, keke..)

6. paikallinen yhteistyö eri toimijoiden välille, Turussa puurretaan liikaa omissa lokeroissa (esim. luonnonmateriaaliosaaminen) so. instituutiot, käsityöläiset ja taiteilijat..

7. kansainvälinen yhteistyö, kv työpajat (esim. saksalaisten, ruotsalaisten, virolaisten .. kanssa)

8.Turku2011 ja Tallinna 2011 paviljongit, samanlaiset molempiin kaupunkeihin (ruoko & puu ym. luonnonmateriaalitekniikalla)

9. MUINAISUUS: suomalaisten ja virolaisten mytologia esiin (Kalevala, Kalevipoeg)

10. TUTKIMUS ARKEEN: seminaarit, näyttelyt ja iso rummutustapahtuma